Análisis y planteamiento de mejoras del área de archivo y requerimiento de documentación física en COOMEVA servicios administrativos, área de gestión documental, regional Cali

Abstract

El presente documento da cuenta del análisis y mejora del área de archivo y requerimientos de documentación física y electrónica en Coomeva Servicios Administrativos área de gestión documental, regional Cali. Se encontrará inicialmente una descripción del entorno de lo general a lo específico para acercar el conocimiento a la actividad propia del área a analizar. Una vez se realiza la contextualización del trabajo y se definen los alcances y limitaciones del mismo se inicia con el estudio del trabajo, en donde se realiza un análisis de los procesos y las condiciones en las que se realizan las tareas a estudiar, definiendo el modelo de trabajo por medio de la utilización de herramientas de análisis como cursogramas sinópticos, analíticos y diagramas de recorrido, a partir de las cuales se inicia el estudio de tiempos de procesamiento de cada una de las actividades previamente definidas para la realización del análisis de los mismos, de modo que se logre definir tiempos estándar para cada uno de ellos. En general se tienen en cuenta los detalles para la definición de los aspectos por mejorar que permitan optimizar el rendimiento de la organización y se realizan cálculos de productividad. Posterior al desarrollo de la medición del trabajo se toma uno de los procesos a manera de presentación de las actividades realizadas para lograr el objetivo y se definen los posibles puntos a partir de los cuales se puede alcanzar la mejora. También se incluyen allí las herramientas de control y seguimiento a la calidad como diagramas causa-efecto, planes de acción, planes de calidad, a partir de los cuales se logra establecer el procedimiento para alcanzar la mejora a partir de los defectos, de manera que se reduzca su ocurrencia en el desarrollo de las actividades.